Vorlagepflicht bei E-Mails mit steuerlichem Bezug

Vorlagepflicht bei E-Mails mit steuerlichem Bezug 

Mit Beschluss vom 30.04.2025 hat der Bundesfinanzhof (BFH) die Frage beantwortet, inwieweit Steuerpflichtige im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung verpflichtet sind,
E-Mails mit steuerlichem Bezug vorzulegen. Die Entscheidung konkretisiert die bisher unklare Abgrenzung zwischen Aufbewahrungs- und Vorlagepflicht nach der Abgabenordnung (AO) und grenzt die Reichweite der Finanzverwaltung deutlich ein. Vorangegangen war die Aufforderung des Finanzamts im Rahmen einer Außenprüfung, sämtliche E-Mails vorzulegen, die die Vorbereitung, den Abschluss und die Durchführung eines Agreements bei Konzerngesellschaften einschließlich der Verrechnungspreisdokumentation betrafen, mit anderen Worten ein Gesamtjournal. Hiergegen wandte sich das Unternehmen im Klagewege. 

Der BFH stellt klar, dass E-Mails mit steuerlichem Bezug grundsätzlich der Aufbewahrungspflicht nach § 147 Abs. 1 AO unterliegen. Dies gilt jedoch nicht für E-Mails, die lediglich private oder firmeninterne Kommunikation betreffen, sondern nur für E-Mails, die im Zusammenhang mit Handels- oder Geschäftsbriefen stehen oder für die steuerliche Beurteilung relevante Informationen enthalten. 

Die Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abs. 3 AO betragen zehn Jahre für die in § 147 Abs. 1 Nr. 1und 4a aufgeführten Unterlagen; für Unterlagen im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 4 acht Jahre, die sonstigen in Absatz 1 angeführten Unterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren. 

Nach Auffassung des BFH darf die Finanzverwaltung nicht pauschal die Vorlage sämtlicher E-Mails verlangen, da ein E-Mail-Gesamtjournal einen unbeschränkten Zugriff auf die gesamte E-Mail-Kommunikation des Unternehmens gewähren würde. Die Finanzverwaltung muss sich daher auf das Ersuchen bestimmter Vorgänge oder Sachverhalte mit steuerlichem Bezug beschränken.

Der Beschluss des BFH bringt wichtige Klarheit für Unternehmen, die in der Praxis zunehmend mit umfangreichen Datenanforderungen im Rahmen von Außenprüfungen konfrontiert sind. Er zieht die Grenze fest, dass die Finanzverwaltung zwar einen Zugriff auf steuerlich relevante Daten verlangen darf, dieser Zugriff aber nicht schrankenlos sein darf. 

Fazit: Eine dokumentierte Einstufung von steuerlich relevanten E-Mail ist bereits im Vorfeld sinnvoll. Insofern kann dann bereits eine selektive Datenbereitstellung für die jeweiligen Zwecke und für die Finanzverwaltung vereinfacht erfolgen. Pauschale oder zu unbestimmte Vorlageverlangen der Finanzverwaltung sollten unter Verweis auf den BFH-Beschluss abgewehrt werden.

RA / StB Thomas Hesz

Stand: 11.10.2025
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